Unter dem Druck von Corona, haben erst die grossen und dann auch die kleineren Unternehmen neue Mittel und Wege gesucht, um ihre üblichen Live-Veranstaltungen zu ersetzen. Wir haben für verschiedene Kunden Lösungen gefunden, damit ihre Online-Anlässe zu Image-Boostern wurden.

Die Marke profitiert, weil sie die Kompetenz im Umgang mit neuen Medien beweist

Teilnehmer müssen mindestens genau so viel profitieren wie bei einer entsprechenden Live-Veranstaltung.

Die 4 häufigsten Tricks bei Veranstaltungen

1. Prominente Gäste, Redner oder Teilnehmer verpflichten.
2. Bekannte Moderatorin oder Moderator buchen (am besten bekannt aus den SRF-Nachrichtensendungen).
3. Künstliche Beschränkung des Zugangs durch strikte Einladungspolitik oder Wahl eines zu kleinen Veranstaltungsorts.
4. Gutes Essen und genug Alkohol in Aussicht stellen.

Veranstaltungen sind echte Wundertüten

Wenn man Events ohne Publikum durchführt und sie statt dessen streamt, kommt das nicht unbedingt besser. Fussballspiele vor gigantischen Werbeflächen, Corona-Konzerte in leeren Stadien und Kulturlokalen und andere, ähnlich triste Events haben das in den letzten Monaten eindrücklich demonstriert.

Die Marken, die es mit grossem Erfolg machen, gehen alle mehr oder weniger nach dem gleichen Muster vor. Statt einfach die gewohnte Veranstaltung durchzuführen und zu streamen, ersetzen sie die einzelnen Elemente der Veranstaltung so, dass sie ihrem Zweck entsprechend auch gestreamt, online und zeitversetzt funktionieren.

«Dem Zweck entsprechend» heisst dabei die Zauberformel.

Informationsvermittlung

Klassische Präsentation auf der Bühne mit zusätzlicher Visualisierung (Beamer oder andere) dienen in erster Linie der Informationsvermittlung. In kurzer Zeit werden die wichtigsten Informationen zusammengefasst vermittelt.

Positionierung

Dominante Figur vermittelt den Eindruck, dass das Thema besonders wichtig ist. Es wird vor allem der unbedingte Durchsetzungswille demonstriert.

Entscheidend für solche Auftritte ist die physische Präsenz der dominanten Figur.

Interaktion mit den Zuschauern während der Präsentation

Fragen, Abstimmungen, Verteilen von Ansichtsexemplaren und beantworten von allgemeinen Verständnisfragen und Klärung von spezifischen Details für kleine Zielgruppen. Emotionale Reaktionen und Meinungsäusserungen.

Soziale Komponente

Das was gemeinhin unter «Rahmenprogramm und Location» verstanden wird. Apéro-Häppchen, Veranstaltungsort und Qualität der Einladung. Solche Veranstaltungen sind wichtige Anlässe, um die professionelle Position in der Branche zu demonstrieren und zu festigen.

Für die meisten TeilnehmerInnen ist es eine Auszeichnung, dass sie zu dem Anlass eingeladen werden und ihn während der Arbeitszeit besuchen können. Die Einladung positioniert sie gegenüber den Kolleginnen und Kollegen.

Die klassische Veranstaltung erfüllt also ganz unterschiedliche Anforderungen und Ziele. Wenn wir nach Alternativen suchen, müssen wir die möglichst berücksichtigen, oder uns bewusst sein, dass wir mit dem vermeintlichen Ersatz nicht alle Elemente ersetzen. Entsprechend sollten dann weitere Ersatzmassnahmen geplant werden.

Wie man virtuelle Events richtig macht

Die Einladung zum virtuellen Event ist noch wichtiger, als die Einladung sonst

Das Event beginnt mit der Einladung, allenfalls schon mit der Terminvorankündigung (Save the date). Nur weil der Event virtuell stattfindet, muss es die Einladung nicht auch. Schliesslich ist die Einladung eine mögliche, physische Präsenz der Marke. Vielleicht sollte hier sogar etwas mehr Aufwand betrieben werden, als bei einer normalen Veranstaltung.

Beispiel:

• Verschicken sie mit der Einladung auch gleich einen Hänger für die Bürotüre, der am Tag des Events rausgehängt werden kann, um zu zeigen, dass man in einer Online-Veranstaltung ist und nicht gestört werden möchte.
• Fragen Sie nach dem Wunschmenu, -snack oder -apéro, das dann auch pünktlich per Kurier bei den Gästen zum Event eintrifft.

Situation bewusst ansprechen und darauf eingehen

Im Rahmen der Veranstaltung soll auf die Situation bewusst aufmerksam gemacht werden und die Anstrengungen hervorgehoben werden, die es den Zuschauern ermöglichen, trotz der Massnahmen einen wesentlichen Teil der Veranstaltung zu erleben. Der Ton hier soll immer die Leistung des Unternehmens in den Vordergrund stellen und betonen, wie flexibel, professionell und umsichtig auf die Situation reagiert wird. Schuldzuweisungen an der Situation haben hier nichts zu suchen.

Für die Elemente, die nicht ersetzt werden können, wird eine Alternative zu einem späteren Zeitpunkt angekündigt, oder einfach das Bedauern ausgedrückt, dass dieser Teil wegfallen muss.

Informationsvermittlung

Das ist der einfachste Teil zum Ersetzen. Die Informationsvermittlung profitiert eher noch davon, wenn sie nicht live auf einer Bühne stattfindet.

Wie zu Beginn schon beschrieben ist aber eine live übertragene PowerPoint-Präsentation nicht die richtige Lösung. Ohne Publikum funktioniert das mit den wenigsten Präsentatorinnen und Präsentatoren. Ausserdem ist die Live-Situation nur unnötig stressend für alle Beteiligten.

Der Blick ins Homeoffice ist auch nicht die ideale Lösung. Präsentationen brauchen eine gewisse «Bühne», damit sie als Botschaft der Marke wahrgenommen werden. Was am Live-Event mit dem Raum geschaffen wird, muss ein adäquates, virtuelles Pendant finden.

Vorproduktion statt Live-Präsentation

Zur Informationsvermittlung bieten sich deshalb vorproduzierte Videosequenzen an.

• Präsentatoren sind im Bild und vermitteln den Inhalt mit entsprechender Körpersprache, Gesten und Mimik.
• Visualisierungen werden eingeblendet. Im Vordergrund ist die PPT-Folie zu sehen, während man dazu weiterhin die Stimme des Präsentierenden hört.
• Visualisierungen können auch kurze vorproduzierte Videosequenzen sein.
• Im Gegensatz zu einer Live-Präsentation können die Gäste im Rahmen einer virtuellen Präsentation auch mit auf eine Reise genommen werden. Unter Umständen können so einige der wegfallenden Elemente wenigstens teilweise kompensiert werden. Der Auftritt eines Gastredners (beispielsweise eines Zulieferers oder eines Grosskunden) kann durch einen virtuellen Besuch im Unternehmen des Gastredners kompensiert werden.
• Die gleiche Information kann im Rahmen einer vorproduzierten Präsentation wesentlich dichter vermittelt werden. Dadurch wird entweder die benötigte Zeit kürzer, oder es kann in der gleichen Zeit mehr vermittelt werden.

Downloadpaket mit Infomaterial und Sprachversionen

1. PowerPoint-Vorträge und Präsentationen funktionieren nicht ohne Publikum
2. Fragerunden können nicht durch einen Live-Chat ersetzt werden
3. Wenn sich die Teilnehmer nicht selbst präsentieren können, fehlt ein wichtiger Aspekt der Veranstaltung.

Einer der grossen Vorteile einer Online-Präsentation ist sicher die zeitversetzte Nutzung. Das Gehörte kann nachgehört werden und Personen, die nicht live dabei sein können, haben das gleiche Erlebnis wie die, die live dabei sind.

Produktion der Präsentationsinhalte

Für die Produktion der Präsentationsinhalte ist professionelle Video- oder wenigstens Audiotechnik ein absolutes Muss. Die Zuschauer erwarten mindestens TV-Qualität. Viele sind sich Produktionen von YouTube-Kanälen gewohnt, die längst über die normale TV-Qualität hinausgehen.

Hier zu sparen, ist vergleichbar mit dem Verzicht auf eine professionelle Event-Location, also beispielsweise die Nutzung einer Turnhalle statt eines Konferenzhotels.

Unterstützung für Präsentatoren

Die Präsentatorinnen und Präsentatoren müssen für ihre Präsentation unterstützt werden. Sie sind meist (noch) keine Medienprofis und fühlen sich überfordert. Wenn die Routine fehlt, kann das nur mit Planung und Technik aufgefangen werden. Entscheidend ist auf jeden Fall, dass alle klar wissen, wie das Endprodukt aussehen wird und was ihre Leistung ist.

• Im Gegensatz zur Live-Präsentation sollte ein wörtliches Skript erstellt und dieses allenfalls kontrolliert und optimiert werden.
• Für die Produktion kann ein Teleprompter eingesetzt werden.
• Professionelle Regie unterstützt, kontrolliert und korrigiert, wenn nötig. So erhalten die Präsentatorinnen und Präsentatoren gleich auch noch ein praktisches Medientraining.
• Die Informationseinheiten werden in überschaubaren Portionen nacheinander aufgenommen.
• Licht, Maske und Ton sind die wichtigsten Elemente für eine solche Produktion. Die Gesichter der Präsentierenden sind im Gegensatz zum Einsatz auf der Bühne sehr nah und sehr detailliert zu sehen. Ohne professionelle Maske und gutes Licht, kann das schnell unerfreulich werden.

Für eine Präsentation von 10 Minuten muss im Schnitt rund 3 Stunden Produktionszeit gerechnet werden. Bei routinierten Sprechern kann das allerdings auch deutlich schneller gehen.

Interaktion mit dem Publikum

Für die Interaktion mit dem Publikum müssen Lösungen gefunden werden, die für beide Seiten sinnvoll sind. Auch hier müssen natürlich die ursprünglichen Bedürfnisse berücksichtigt und adäquat ersetzt werden.

Je nach Anlass und Publikum können hier viele verschiedene Techniken zum Einsatz kommen, wie man sie schon lange von Websites und Community-Sites kennt.

Grundsätzlich ist zu entscheiden, ob die Gäste nur auf Einladung teilnehmen können sollen, oder ob, die Veranstaltung gar nicht geschützt werden muss.

Aber auch für die Interaktion ist eine Anmeldung unter Umständen von Vorteil.

Motivation und Aktivierung

Motivation und Aktivierung funktioniert natürlich besser, wenn der Zugang beschränkt ist und sich die Teilnehmer als Teil einer exklusiven Gruppe fühlen. Mit der Einladung wird dann entweder ein Login zugesandt, oder die TeilnehmerInnen müssen sich im Vorfeld selbst registrieren (analog zur üblichen Anmeldung).

Stimmungsbarometer

Die Stimmung kann zum Beispiel mit einfachen Abstimmungs-Tools erfasst werden (Voting). Beispielsweise, indem nach der Präsentation dazu aufgerufen wird, die Qualität zu beurteilen.

Meinungsbildung und Meinungsäusserung durch Teilnehmer

Bei kontroversen Themen und Prozessen zur Meinungsfindung können die Meinungen der Teilnehmer entweder im Vorfeld durch Online-Fragebogen, oder während der Veranstaltung eingeholt werden.

Zugang zu Spezialisten für direkten Austausch

Die Präsentationen brauchen vorproduziert weniger Zeit, als an Live-Veranstaltungen. Die gesparte Zeit, kann dann für ein Online-Fachgespräche genutzt werden. Dabei ist es wichtig, dass der Zugang so niederschwellig wie möglich gehalten werden kann. In vielen Unternehmen sind strikte Regeln vorgegeben, was die Nutzung von Programmen und speziellen Protokollen angeht. In der Regel ist es besser, hier auf die private Hardware der Teilnehmer zu setzen, als auf die IT zu vertrauen.

Aber auch organisatorisch sollte der Zugang zu den Spezialisten so einfach und unaufgeregt gehalten werden, wie möglich. Im Prinzip geht es darum, dass die Expertinnen und Experten während einer gewissen Zeit auf einer Website per Video-Chat angesprochen werden können, ohne dass man sich vorher kompliziert anmelden muss. Es muss reichen, dass ich den richtigen Link klicke und

Der Wert von «live»

Beim Wert von live muss unterschieden werden zwischen dem zeitlichen und dem örtlichen Faktor.

Zeitlich

Hat dann eine Bedeutung, wenn der Inhalte zeitkritisch ist und auch für die Zuschauer einen zeitlichen Vorteil enthält. Wenn die Informationen zu Beispiel Börsenkurse beeinflussen. Aber auch wenn es im sozialen Rahmen eine gewisse Bedeutung hat, dass man die Information aus erster Hand und zu einem frühen Zeitpunkt erhalten hat (damit man mitreden kann).

Weiter kann live entscheidend sein, wenn es um zeitlich nur beschränkt verfügbare Inhalte geht. Beispielsweise den Chat mit einem Experten.

Örtlich

Live dabei zu sein hat aber auch unabhängig von der Zeitkomponente eine Qualität. Das multisensorische Erlebnis eines Events ist bis heute nicht zu ersetzen. Man fühlt die Stimmung, riecht, sieht, hört und schwitzt – kurz man hat Sozialkontakt. Das kann auch mit VR bisher nicht nicht in dieser Intensität vermittelt werden.

Marketingwert von «live»

Um die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken und sie zu vermarkten, kann «live» ein gutes Argument sein. Wenigstens Teile der Veranstaltung müssen dann aber auch Live-Charakter haben.

Am einfachsten ist das, wenn Elemente der Veranstaltung nur in einem zeitlich beschränkten Rahmen verfügbar gemacht werden und so ein gewisser Druck entsteht, genau dann auch dabei zu sein. In vielen Fällen widerspricht das aber dem Wunsch, die produzierten Inhalte über den eigentlichen Event hinaus für die Marke nutzen zu können. Hier empfiehlt sich eine geschickte Unterteilung zwischen Elementen der Selbstdarstellung (Präsentationen, Begrüssung etc.) und Interaktionselementen, bei denen es logisch ist, dass sie nur während einer gewissen Zeit zur Verfügung stehen.

Lösungsansatz für eine Online-Infoveranstaltung

Grundlagen

• Aufbau einer speziellen Website für den Anlass. Login auf die Seite ist nur mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse möglich. Der ganze Anlass und alle beschriebenen Massnahmen finden auf dieser Seite statt.
• Alle Präsentationen werden vorproduziert und zum entsprechenden Zeitpunkt über eine Senderegie live eingespielt.
• Auf Wunsch können auch zwei Sprachen produziert und zeitgleich ausgespielt werden.
• Die organisatorischen Inhalte und Überleitungen können wahlweise vorproduziert oder aus dem Studio live gestreamt werden.
• Die Expertinnen und Experten stehen nach ihrem Block für Fragen auf einem Videochat zur Verfügung. Sie loggen sich von ihrem Arbeitsplatz aus in den Videochat ein und beantworten die Fragen von dort.
• Die Themenvorträge werden durch die Vorproduktion kürzer. Die gesparte Zeit kann für das Beantworten von Fragen und direkten Fachgesprächen genutzt werden.

Ablauf

Einladung der Teilnehmer

• TeilnehmerInnen werden auf herkömmlichem Weg eingeladen.
• Sie werden aufgefordert, sich für den Anlass zu registrieren (Anmeldeschluss angeben).

Registration

• TeilnehmerIn registriert sich auf der Website mit ihrer E-Mail-Adresse.
• TeilnehmerIn erhält schon einen ersten Eindruck von der Veranstaltung. Agenda, grundsätzliche Funktionalität ist vorhanden.
• TeilnehmerIn testet, ob das Streaming mit seiner Technik funktioniert.
• Allenfalls können Fragen platziert werden.
• Die Teilnehmenden erhalten die Möglichkeit, ein eigenes Foto hochzuladen und ihr Event-Konto so zu dekorieren.
• Die Teilnehmenden können wählen, ob sie für die Dauer der Veranstaltung ihre Kontaktdaten hinterlegen wollen, damit andere Teilnehmer während der Veranstaltung mit ihnen Kontakt aufnehmen können.

Reminder

• TeilnehmerIn erhält 3 Tage vor dem Anlass per Mail eine Erinnerung an die Veranstaltung.
• TeilnehmerIn erhält kurz vor Beginn der Veranstaltung eine Mail mit direktem Link zur Veranstaltung.

Login

• Teilnehmende loggen sich auf der Website ein
• Sie sehen, wer sich sonst alles auch schon eingeloggt hat (Name, Funktion und Unternehmen ggf. auch Bild, wenn TeilnehmerIn das zulässt).
• In einer Shoutbox können virtuelle Morgengrüsse augetauscht werden.
• Auf der Startseite läuft ein Count-Down-Timer bis zum Start der Veranstaltung.

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